Маленькие хитрости большого бизнеса

Азарова Ольга Николаевна

Книга Ольги Азаровой, написанная первой российской выпускницей известнейшего Международного института развития менеджмента в Лозанне, IMD, содержит 3 апробированных суперкурса «Театр одного актера, или Искусство Презентации», «Единство и борьба противоположностей, или Искусство переговоров», «Я люблю тебя, жизнь, или Управление временем».

Книга построена по принципу «делай, как я» и последовательно открывает широкому читателю все секреты современной презентации, переговоров и управления временем.

Курс «Искусство презентации» впервые представлен с точки зрения маркетинга: «…любая презентация – это попытка продажи некоторого вида собственности…»

Курс «Искусство переговоров» впервые представлен с использованием понятий маркетинга и стратегического менеджмента: «…любые переговоры – это всегда торг с элементами театра…»

Курс «Управление временем» – торжество стратегического менеджмента.

Золотые правила и цитаты классиков античности делают изложение материала увлекательным и легко запоминающимся.

Для самого широкого круга читателей.

Предисловие

Обучение в любой бизнес-школе включает изучение стратегического менеджмента, маркетинга, финансового менеджмента. Кроме того, там учат основам человеческого общения, умению правильно представить себя и свое мнение, умению управлять своей жизнью, карьерой, временем.

Обучение в бизнес-школах уже только в силу своей чрезвычайно высокой стоимости является элитным. Поэтому, к великому сожалению, очень много толковых и перспективных молодых людей остается за бортом большого образования, и, как результат, большого бизнеса.

По моему глубокому убеждению, в современных условиях преподавать основы управления, в том числе и стратегического менеджмента, маркетинга и основ социальной культуры, т.е. того, что делает человека успешным, необходимо начинать уже в последних классах общеобразовательных школ. Действительно, одного вполне достойного желания преуспеть в жизни мало, нужно еще знать, как этого успеха добиться. Совершенно неважно, что не все ученики станут впоследствии менеджерами, однако с таким образованием они смогут правильно разобраться в перипетиях современной им жизни и добьются успехов в избранной профессии. Наша преуспевающая молодежь построит для себя процветающую страну, которой сумеет эффективно управлять.

Вот почему выпуск издательством ФЕНИКС первой в России и, не побоюсь этого слова, революционной серии «Опыт лучших бизнес-школ мира» является чрезвычайно актуальным для России начала 21 века. Все книги этой серии, открывают секреты ведущих бизнес-школ мира, делают их элитное образование доступным для широкого круга читателей.

Театр одного актёра, или Искусство презентации

1. Введение

В самом общем значении любая презентация – это попытка продажи какой-то собственности, будь то интеллектуальная собственность (открытие, идея, план работы, отчет о работе и др.) или вполне материальная (новые товары и услуги). Поэтому для успешной презентации справедливы все правила маркетинга – от стратегического маркетинга, в котором определяются цели, до законов отношений между покупателем и продавцом. В любом бизнесе, да и вообще в различных аспектах жизни, искусство презентации играет исключительно важную роль, поскольку от успеха презентации зависит дальнейшая судьба проекта, переговоров, продукта, сервиса, а также самого автора презентации. Интервью с потенциальным работодателем – это тоже презентация, при успехе которой Вы получаете желаемое место работы.

По назначению презентации бывают двух видов: информативная презентация, т.е. доклад, сообщение, которые призваны только донести до слушателей определенный объем определенной информации, и презентация, цель которой – сформировать у определенной аудитории нужное автору мнение по представляемому вопросу.

Если доклад – это, в известной степени, нейтральное повествование, то презентация – это активная позиция автора по рассматриваемому вопросу, которую должна разделить аудитория. Сделать хорошую презентацию, т.е. успешно представить прежде всего, себя, а также свои идеи и достижения, могут немногие. Причин тут может быть несколько. Это и, так называемая, «эстрадобоязнь», когда действительно высококлассный специалист, выполнивший отличную работу, не находит в себе сил побороть страх перед выступлением перед большой квалифицированной и очень часто агрессивно настроенной аудиторией. Это и недостаточная подготовка, и нехватка времени, и когда результаты работы представляются настолько очевидными, что, кажется, не требуют особой презентации. Но, пожалуй, самая основная причина – самая простая. Это незнание азов подготовки успешной презентации. Научиться можно всему, если есть желание. В искусстве презентации нет ничего такого, что сделало бы его искусством для избранных. Есть ряд правил, небольших профессиональных секретов, научиться которым не составит особого труда. Не боги горшки обжигают!

В данной главе мы рассмотрим основные аспекты подготовки и научимся делать по-настоящему эффективные и эффектные презентации.

2. «Разбор полета». Причины провала презентаций

Вспомните, сколько раз Вам приходилось делать презентацию? Как Вы сами оцениваете свой успех? Что говорили Ваши коллеги и друзья? Как приняли Вашу презентацию Ваши оппоненты? Почему Ваша презентация прошла успешно? Почему Вы провалили презентацию? Конечно, подобный «разбор полета» – занятие не из приятных, если по каким-то причинам презентация прошла неудачно. Однако если не понять сразу, что же привело Вас к такому печальному результату, то Вы почти гарантированно с таким же блеском провалите и все последующие выступления. Внимательно изучите

Таблицу 1.

Выясните причину провала в Вашем конкретном случае. Задумайтесь, почему это произошло?

ТАБЛИЦА 1. Причины провала презентации

3. Подготовка презентации

С чего начинается презентация? Как и любое заранее запланированное мероприятие, презентация начинается с подготовки. Причем подготовка ведется сразу по нескольким направлениям. Выбор темы в нашем случае бизнеса обычно определяется руководством компании, т.е. Вам будет поручено сделать презентацию на заданную тему и для определенной аудитории. При этом Вы должны всегда помнить, что делаете презентацию с вполне определенной целью. Подготовка презентации состоит из 3 частей: подготовка самой презентации, подготовка докладчика и организационная подготовка.

Рис. 1. План подготовки презентации

3.1 Определение цели презентации

Цель – это то, чего Вы хотите добиться в данном конкретном случае, сделав презентацию. В общем и целом Ваша цель – убедить аудиторию в Вашей правоте и вызвать желаемое действие.

В частности – в том, что Ваш продукт самый лучший на рынке и его стоит купить. Ваше предложение – самое выгодное для партнеров, и его стоит принять. А сам автор презентации – самый лучший сотрудник компании, поскольку именно ему доверено выступить с таким ответственным предложением, и ему можно доверять. Поскольку Вы сами определили цель, Вы просто обязаны свято в нее верить. Здесь нет места сомнениям, разногласиям, распрям внутри команды. Все вопросы, связанные с определением цели, должны быть решены заранее и коллективно, если Вы делаете презентацию от лица компании, отдела. Только тогда Вы сможете подготовить гармоничную презентацию. Если же Вы сами не верите в то, что делаете, у Вас нет никакого шанса убедить в этом свою аудиторию.

Возможные цели:

продвижение продукта на рынок, выбор поставщиков материалов и комплектующих, выбор компании для совместной работы, обоснование необходимости слияния компаний, обоснование ценовой политики, предложения по реорганизации компании и другие основные и сопутствующие вопросы бизнеса.

3.2 Анализ аудитории

Поскольку мы уже решили строить презентацию по законам маркетинга, то начать подготовку стоит с определения Ваших потенциальных «покупателей», т.е. аудитории. Вы можете выступать перед: советом директоров, менеджментом высшего и среднего звена, своими сослуживцами, партнерами по бизнесу, партнерами по переговорам, потенциальными покупателями и потребителями продуктов и услуг Вашей компании и т.д.

Для правильного анализа аудитории Вам необходимо ответить на следующий вопрос: кто Ваши слушатели? При этом Вы должны постараться выяснить и учесть следующие данные о Ваших слушателях: профессия, образование, занимаемая должность, возраст, пол, отношение к теме презентации, знание предмета презентации, поведенческие качества. Все эти факторы помогут Вам «вычислить» Вашу аудиторию и подготовить презентацию специально для этих слушателей. Внесите в

Таблицу 3

все данные, которые Вам удастся найти, и составьте профиль Вашего потенциального слушателя.

ТАБЛИЦА 3. Анализ аудитории

3.3 Выбор стратегии презентации

После того как Вы четко и однозначно определили цель, Ваш следующий и вполне логичный шаг – это определение путей для достижения поставленной цели, т.е. определение стратегии.

Как я добьюсь поставленной цели?

Разным целям, разумеется, соответствуют разные стратегии. Выбор стратегии состоит в выборе такой формы презентации, которая не оставит Вашим слушателям ни малейшего шанса на сомнения и убедит их в Вашей правоте.

Три приведенных выше примера презентации выполнены по традиционной схеме:

1. Вступление.

3.4 Реализация выбранной стратегии

Итак, цели поставлены, стратегия презентации выбрана.

Ваш следующий шаг – способ реализации выбранной стратегии.

Любая презентация состоит из трех составляющих – визуальной, вербальной и поведенческой. Визуальная часть – это то, что Вы покажете на слайдах или компьютере. Вербальная – это то, что Вы при этом скажете. Не стоит думать, что визуальная часть – это квинтэссенция вербальной. Все три части должны быть взаимосвязаны и взаимообусловлены, и так же идеально подходить друг к другу, как элементы детской игры паззл.

Рис.7. Взаимное соответствие частей презентации

4. Организационные вопросы

4.1. Организационная подготовка докладчика

Слайды готовы, устная часть подготовлена, докладчик или докладчица морально готовы. Самое время провести репетицию в реальных условиях. Вначале сделайте презентацию дома, хоть для домочадцев, или просто перед зеркалом. Однако никто так правдиво не покажет Вас во время презентации, как самый беспристрастный судья – видеокамера. Приготовьте все, включая одежду, как будто Вы уже делаете презентацию в реальных условиях. Снимите свое выступление на видео, просмотрите с карандашом в руках несколько раз. Вы увидите все свои сильные и слабые стороны. Поставьте таймер и проверьте, уложились ли Вы в отведенное время? Запишите, что Вам понравилось, что было неправильным в Вашей подготовке. Полезно также будет показать презентацию Вашим коллегам, если Вы надеетесь получить с их стороны конструктивную помощь. В любом случае Вы ничего не теряете: чем больше раз Вы «обкатаете» презентацию перед публикой, тем увереннее будете себя чувствовать в реальных условиях. Подготовьте вопросы, на которые попросите ответить Ваших коллег. Вопросы приведены в

Таблице 5

. Основное требование к ответам – они должны быть конкретными, а не оценочными. Например, Вы должны услышать и понять, почему введение прошло не так, как задумывалось? Вас не интересует оценка, что оно прозвучало серо и посредственно, это Вы и сами почувствуете. Чтобы исправить ситуацию, Вы должны понять, ПОЧЕМУ, что было сделано неправильно?

ТАБЛИЦА 5 . Вопросы к коллега

м

4.2. Организационная работа

Важная часть подготовки презентации заключается в проведении ряда организационных мероприятий, которые Вы должны подготовить сами, если Вы сами организовываете и проводите презентацию, или организаторы и распорядитель этого мероприятия, если Вы приглашены сделать презентацию. Ниже приведена памятка, которая поможет Вам подготовить, а затем проверить выполнение всех подготовительных мероприятий.

1. Ответственный за проведение презентации. Кто? Телефон для связи.

2. Место, зал.

3. Технические средства. Стол, компьютер (свой, чужой?), проектор, разъемы, соединительный кабель, слайды и резервные копии на СД и USB, DVD-проектор, фильм, калькулятор, ручка, листы для заметок, образцы нового продукта, рекламные материалы, буклеты, визитные карточки, стакан воды, носовые платки, материалы для раздачи.

5. Работа над ошибками. Анализ проведенной презентации

Самая последняя часть работы над презентацией – это анализ полученного результата. Как прошла презентация, как ее приняли слушатели, как она понравилась самому докладчику, что сыграло положительную роль, что – отрицательную? Запишите все свои впечатления, реакцию аудитории, Вашего руководства, все, что Вам кажется важным. Эти и другие вопросы, приведенные в Таблице 6, помогут Вам провести детальный анализ презентации. Постарайтесь заполнить таблицу в день презентации, потом взгляните на нее свежим взглядом через неделю. Что изменилось в Ваших оценках, почему? Записывайте свои впечатления. Это не такой большой труд, однако, как только Вам предстоит снова заняться подготовкой презентации, у Вас уже будет неоценимый опыт анализа прежних выступлений.

ТАБЛИЦА 6. Работа над ошибками