Искусство презентации за 30 минут

Азарова Ольга Николаевна

В любом бизнесе, да и вообще в различных аспектах жизни, искусство презентации играет исключительно важную роль, поскольку от успеха презентации зависит дальнейшая судьба проекта, переговоров, продукта, сервиса, а также самого автора презентации. Интервью с потенциальным работодателем - это тоже презентация, при успехе которой Вы получаете желаемое место работы. Данная книга поможет вам проводить по-настоящему эффективные и эффектные презентации.

Искусство презентации

1. Введение

В самом общем значении любая презентация – это попытка продажи какой-то собственности, будь то интеллектуальная собственность (открытие, идея, план работы, отчет о работе и др.) или вполне материальная (новые товары и услуги). Поэтому для успешной презентации справедливы все правила маркетинга – от стратегического маркетинга, в котором определяются цели, до законов отношений между покупателем и продавцом. В любом бизнесе, да и вообще в различных аспектах жизни, искусство презентации играет исключительно важную роль, поскольку от успеха презентации зависит дальнейшая судьба проекта, переговоров, продукта, сервиса, а также самого автора презентации. Интервью с потенциальным работодателем – это тоже презентация, при успехе которой Вы получаете желаемое место работы. По назначению презентации бывают двух видов: информативная презентация, то есть доклад, сообщение, которые призваны только донести до слушателей определенный объем определенной информации, и презентация, цель которой – сформировать у определенной аудитории нужное автору мнение по представляемому вопросу.

Если доклад – это в известной степени нейтральное повествование, то презентация – это активная позиция автора по рассматриваемому вопросу, которую должна разделить аудитория. Сделать хорошую презентацию, то есть успешно представить прежде всего себя, а также свои идеи и достижения, могут немногие. Причин тут может быть несколько.

Это и так называемая «эстрадобоязнь», когда действительно высококлассный специалист, выполнивший отличную работу, не находит в себе сил побороть страх перед выступлением в присутствии большой квалифицированной и очень часто агрессивно настроенной аудиториеи. Это и недостаточная подготовка, и нехватка времени, и когда результаты работы представляются настолько очевидными, что, кажется, не требуют особой презентации. Но, пожалуй, самая основная причина – это незнание азов подготовки успешной презентации.

Научиться можно всему, если есть желание. В искусстве презентации нет ничего такого, что сделало бы его искусством для избранных. Есть ряд правил, небольших профессиональных секретов, научиться которым не составит особого труда. Не боги горшки обжигают!

В данной главе мы рассмотрим основные аспекты подготовки и научимся делать по-настоящему эффективные и эффектные презентации.

2. «Разбор полета». Причины провала презентации

Вспомните: сколько раз Вам приходилось делать презентацию? Как Вы сами оцениваете свой успех? Что говорили Ваши коллеги и друзья? Как приняли Вашу презентацию Ваши оппоненты? Почему Ваша презентация прошла успешно? Почему Вы провалили презентацию? Конечно, подобный «разбор полета» – занятие не из приятных, если по каким-то причинам презентация прошла неудачно. Однако если не понять сразу, что же привело Вас к такому печальному результату, то Вы почти гарантированно с таким же блеском провалите и все последующие выступления. Внимательно изучите

таблицу 1.

Выясните причину провала в Вашем конкретном случае. Задумайтесь: почему это произошло?

ТАБЛИЦА 1. Причины провала презентации

Как Вы видите из «разбора полёта», никаких особых сложностей здесь нет. Важно, чтобы негативный опыт прошлых презентаций не испугал Вас, а стал основой для успешных выступлений в будущем. Повторяем за Наполеоном: «Неудача – мать гения».

3. Подготовка презентации

С чего начинается презентация? Как и любое заранее запланированное мероприятие, презентация начинается с подготовки. Причем подготовка ведется сразу по нескольким направлениям. Выбор темы в нашем случае бизнеса обычно определяется руководством компании, то есть Вам будет поручено сделать презентацию на заданную тему и для определенной аудитории. При этом Вы должны всегда помнить, что делаете презентацию с вполне определенной целью. Подготовка презентации состоит из 3 частей: подготовка самой презентации, подготовка докладчика и организационная подготовка.

Рис. 1. План подготовки презентации

© О. Азарова. «Искусство презентации»

3.1. Определение цели презентации

Цель – это то, чего Вы хотите добиться в данном конкретном случае, сделав презентацию. В общем и целом Ваша цель – убедить аудиторию в Вашей правоте и вызвать желаемое действие.

В частности – в том, что Ваш продукт самый лучший на рынке и его стоит купить, Ваше предложение – самое выгодное для партнеров, и его стоит принять.

А сам автор презентации – самый лучший сотрудник компании, поскольку именно ему доверено выступить с таким ответственным предложением, и ему можно доверять. Поскольку Вы сами определили цель, Вы просто обязаны свято в нее верить.

Здесь нет места сомнениям, разногласиям, распрям внутри команды. Все вопросы, связанные с определением цели, должны быть решены заранее и коллективно, если Вы делаете презентацию от лица компании, отдела. Только тогда Вы сможете подготовить гармоничную презентацию. Если же Вы сами не верите в то, что делаете, у Вас нет никакого шанса убедить в этом свою аудиторию.

3.2. Анализ аудитории

Поскольку мы уже решили строить презентацию по законам маркетинга, то начать подготовку стоит с определения Ваших потенциальных «покупателей», то есть аудитории. Вы можете выступать перед Советом директоров, менеджментом высшего и среднего звена, своими сослуживцами, партнерами по бизнесу, партнерами по переговорам, потенциальными покупателями и потребителями продуктов и услуг Вашей компании и т. д.

Для правильного анализа аудитории Вам необходимо ответить на следующий вопрос: кто Ваши слушатели? При этом Вы должны постараться выяснить и учесть следующие данные о Ваших слушателях: профессия, образование, занимаемая должность, возраст, пол, отношение к теме презентации, знание предмета презентации, поведенческие качества. Все эти факторы помогут Вам «вычислить» Вашу аудиторию и подготовить презентацию специально для этих слушателей. Внесите в

таблицу 3

все данные, которые Вам удастся найти, и составьте профиль Вашего потенциального слушателя.

ТАБЛИЦА 3. Анализ аудитории

3.3. Выбор стратегии презентации

После того как Вы четко и однозначно определили цель, Ваш следующий и вполне логичный шаг – это определение путей для достижения поставленной цели, то есть определение стратегии.

Как я добьюсь поставленной цели?

Разным целям, разумеется, соответствуют разные стратегии. Выбор стратегии состоит в выборе такой формы презентации, которая не оставит Вашим слушателям ни малейшего шанса на сомнения и убедит их в Вашей правоте.

Три приведенных выше примера презентации выполнены по традиционной схеме:

1. Вступление.

3.4. Реализация выбранной стратегии

Итак, цели поставлены, стратегия презентации выбрана.

Ваш следующий шаг – способ реализации выбранной стратегии.

Любая презентация состоит из трех составляющих – визуальной, вербальной и поведенческой. Визуальная часть – это то, что Вы покажете на слайдах или компьютере. Вербальная – это то, что Вы при этом скажете. Не стоит думать, что визуальная часть – это квинтэссенция вербальной. Все три части должны быть взаимосвязаны и взаимообусловлены и так же идеально подходить друг к другу, как элементы детской игры паззл.

© О. Азарова. «Искусство презентации»

Рис. 7. Взаимное соответствие частей презентации

С чего начать?

4. Организационные вопросы

4.1. Организационная подготовка докладчика

Слайды готовы, устная часть подготовлена, докладчик или докладчица морально готовы. Самое время провести репетицию в реальных условиях. Вначале сделайте презентацию дома (хоть для домочадцев) или просто перед зеркалом.

Однако никто так правдиво не покажет Вас во время презентации, как самый беспристрастный судья – видеокамера. Приготовьте все, включая одежду, как будто Вы уже делаете презентацию в реальных условиях. Снимите свое выступление на видео, просмотрите с карандашом в руках несколько раз. Вы увидите все свои сильные и слабые стороны. Поставьте таймер и проверьте, уложились ли Вы в отведенное время? Запишите, что Вам понравилось, что было неправильным в Вашей подготовке. Полезно также будет показать презентацию Вашим коллегам, если Вы надеетесь получить с их стороны конструктивную помощь. В любом случае Вы ничего не теряете: чем больше раз Вы «обкатаете» презентацию перед публикой, тем увереннее будете себя чувствовать в реальных условиях. Подготовьте вопросы, на которые попросите ответить Ваших коллег. Вопросы приведены в

таблице 5

. Основное требование к ответам – они должны быть конкретными, а не оценочными. Например, Вы должны услышать и понять, почему введение прошло не так, как задумывалось? Вас не интересует оценка, что оно прозвучало серо и посредственно, это Вы и сами почувствуете. Чтобы исправить ситуацию, Вы должны понять, ПОЧЕМУ так получилось, что было сделано неправильно?

ТАБЛИЦА 5. Вопросы к коллегам

Если такой возможности не окажется, Вы ответите после окончания презентации одновременно на вопросы таблиц 5 и 6.

4.2. Организационная работа

Важная часть подготовки презентации заключается в проведении ряда организационных мероприятий, которые Вы должны подготовить самостоятельно, если сами организовываете и проводите презентацию, или организаторы и распорядитель этого мероприятия, если Вы приглашены сделать презентацию. Ниже приведена памятка, которая поможет Вам подготовить, а затем проверить выполнение всех подготовительных мероприятий.

ПАМЯТКА ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРЕЗЕНТАЦИИ

1. Ответственный за проведение презентации. Кто? Телефон для связи.

2. Место, зал.

3. Технические средства. Стол, компьютер (свой, чужой?), проектор, разъемы, соединительный кабель, слайды и резервные копии на СD и USB, DVD-проектор, фильм, калькулятор, ручка, листы для заметок, образцы нового продукта, рекламные материалы, буклеты, визитные карточки, стакан воды, носовые платки, материалы для раздачи.

5. Работа над ошибками. анализ проведенной презентации

Самая последняя часть работы над презентацией – это анализ полученного результата. Как прошла презентация, как ее приняли слушатели, как она понравилась самому докладчику, что сыграло положительную роль, что – отрицательную? Запишите все свои впечатления, реакцию аудитории, Вашего руководства, все, что Вам кажется важным. Эти и другие вопросы, приведенные в таблице 6, помогут Вам провести детальный анализ презентации. Постарайтесь заполнить таблицу в день презентации, потом взгляните на нее свежим взглядом через неделю.

Что изменилось в Ваших оценках, почему? Записывайте свои впечатления. Это не такой большой труд, однако как только Вам предстоит снова заняться подготовкой презентации, у Вас уже будет неоценимый опыт анализа прежних выступлений.

Таблица 6. Работа над ошибками

Приложение Искусство переговоров

1. Введение. Переговоры

Тест 1. Насколько я хороший дипломат?

Переговоры – это такой процесс, при котором партнеры с разными начальными точками зрения, требованиями, ожиданиями собираются прийти и в случае успеха приходят к заключению договора. Успех в переговорах обеспечивается двумя основными составляющими – Вашим высоким профессионализмом в предмете переговоров и Вашими выдающимися дипломатическими способностями. Высокий профессионализм – это сплав хорошего образования, постоянного повышения квалификации и тщательно анализируемого опыта работы. Выдающиеся дипломатические способности можно развить, овладев в общем-то несложными методиками подготовки и проведения переговоров. Никаких особых требований здесь нет. Любой человек при достаточной мотивации может стать искусным дипломатом. Самое главное и важное требование – быть ориентированным на успех переговоров.

Цель данного курса – научить читателя профессионально и цивилизованно провести переговоры любой сложности.

Простых переговоров не бывает. Обычно переговоры бывают сложными или очень сложными.

Сложность переговоров зависит от многих факторов: различия начальных точек зрения обоих партнеров, состава участников переговоров, лидерских качеств руководителей команд, готовности к компромиссу, заинтересованности в успехе переговоров и многих других. Все эти положения в равной мере относятся к обоим партнерам. Чем дальше отстоят друг от друга начальные мнения высоких договаривающихся сторон, тем сложнее переговоры. И дело тут не только в фактическом различии мнений, но в основном – в осознании этого факта! Проигравшим будет тот, кто сконцентрируется на видимом различии исходных позиций и не найдет путей для их преодоления.

2. Подготовка переговоров

Тест 2. Насколько хорошо я умею участвовать в переговорах?

Переговоры – это не сиюминутное событие, которое с успехом можно провести экспромтом, а очень ответственный и кропотливый труд, который начинается задолго до дня проведения переговоров. Чтобы достигнуть успеха в переговорах, к ним надо тщательно и заблаговременно готовиться.

Любые переговоры состоят из трех стадий:

/

. Подготовка переговоров.

2. Процесс переговоров.

2.1. Профессиональная подготовка

Цели переговоров. Определение областей совпадения и расхождения интересов. Предмет переговоров. Кто ваши партнеры? Понимание мотивации и интересов партнера. Подготовка плана переговоров

Стадия подготовки переговоров включает определение ЦЕЛЕЙ Вашей команды, выбор и подготовку основной и альтернативных стратегий, подготовку плана ведения переговоров, выбор и подготовку членов команды и распределение их ролевого участия.

Цели

– это тот максимально возможный результат, которого Вы можете добиться, если Ваши партнеры согласятся на все Ваши предложения. В самом общем виде ЦЕЛЬ, с которой команды выходят на переговоры, заключается в следующем:

подписание договора с компанией АБС о поставке, продаже, покупке, подряде на... и т. д. Поэтому в определение ЦЕЛИ входят определение предмета договора (продукт, услуга, выполненная работа), сроки выполнения договора, стоимость договора, контракта, распределение обязанностей договаривающихся сторон, выбор арбитражного суда. После того как Вы точно определили ЦЕЛЬ, Вам надо упорядочить ее составляющие, то есть оптимально расставить приоритеты. Что для Вашей компании является принципиальным и особо важным; в каком случае Вы, если потребуется, готовы уступить, в каком объеме; в чем будет выражаться уступка? Такие листы приоритетов должны быть подготовлены по каждому пункту предмета договора, сроков выполнения, распределения обязанностей.

Таким образом, Вы должны приготовить как программу-максимум (все Ваши предложения приняты), так и программу-минимум, то есть тот допустимый уровень уступок, на который Вы можете пойти. Дополнительно необходимо подготовить листы обмена, то есть возможности непрямого обмена. Например, если Вы готовы согласиться с более низкой ценой, то за это хотите потребовать более срочных платежей, чтобы снизить недополученную прибыль. Все эти предложения должны быть тщательнейшим образом продуманы и рассчитаны соответствующими подразделениями Вашей компании. В рамках переговоров обсуждается совокупность всех вопросов, относящихся к цели. По каждому из вопросов нужно иметь свою программу-максимум и программу-минимум. Поскольку эти вопросы так или иначе взаимосвязаны, устанавливайте границы уступок для конкретного вопроса так, чтобы это не вызвало противоречий в остальных вопросах.

2.2. Сбор и анализ информации

Выбор стратегии переговоров

В процессе подготовки к переговорам необходимо досконально узнать все или почти все о Ваших партнерах.

Кто Ваш партнер?

Какое место на рынке он занимает, как обстоят дела в компании на момент переговоров (успех/застой; выпуск новых продуктов/сокращение ассортимента, расширение/сужение влияния на рынке (указать каком: локальном или международном; почему трудности со сбытом, производством, поставщиками); финансовые успехи/трудности и пр.)? Возможности альянса с другими компаниями, вероятность покупки (поглощения) другой компанией. Для получения такого рода информации Вы должны следить за прессой, аналитическими обзорами, причем желательно пользоваться не одним источником, а несколькими, включая зарубежные, если Вы имеете дело с зарубежными партнерами. Если у компании есть своя страница в Интернете, обязательно посетите ее и внимательно проанализируйте информацию, которую она несет. Закажите и изучите годовые отчеты компании за последние 3–5 лет. По ним Вы сможете судить, насколько успешными были прошедшие годы и какие перспективы сулят последующие. Научитесь читать между строк. Изучение такого фактического материала поможет Вам составить мнение о сильных и слабых сторонах Вашего партнера, с тем чтобы воспользоваться этой информацией в процессе переговоров. Очень важно иметь подробную информацию о конкурентах – как своих, так и партнеров. Это поможет избежать прямого давления на Вас и использовать этот способ воздействия на партнера. Например, если Ваши партнеры придерживаются в каком-то вопросе очень жесткой позиции, Вы вполне можете поделиться своими соображениями, что в случае отказа с их стороны Вы обратитесь к их конкурентам. В свою очередь, Вы должны найти достаточно веские для Ваших партнеров аргументы, по которым обращение в подобном случае к Вашим конкурентам не принесет им никакой выгоды. Лозунг британских колонизаторов в Индии «Разделяй и властвуй!» работает безотказно.

Стратегии.

Стратегия – это Ваше поведение на переговорах, способ достижения цели. В самом общем случае можно выделить три основных типа стратегий: стратегия открытого сотрудничества, стратегия активного соперничества и аналитическая стратегия. Особо надо подчеркнуть, что в чистом виде в реальной жизни ни одна из стратегий практически не существует, а каждая примененная стратегия представляет собой синтез всех трех основных стратегий. Кроме того, в рамках одних переговоров очень часто в различных рассматриваемых вопросах используются различные стратегии, что помогает сделать поведение команды более гибким и добиться лучшего результата.

2.3. Подготовка вашей команды

Выбор членов команды, психологическая подготовка команды. Ролевая подготовка

Один в поле не воин, или выбор команды. Участники и роли

Если Вы – глава команды на предстоящих переговорах, Вам предстоит набрать и вышколить Вашу команду так, чтобы каждый ее участник мог в любую минуту сообщить необходимые цифры, привести толковые аргументы и обоснования, подать правильную реплику, встать на место вышедшего из строя коллеги, обеспечить моральную поддержку. Каждый из членов команды может быть звездой, но если эту звезду заботит только представившаяся возможность воссиять в полную силу, избавляйтесь от таких игроков. В переговорах как в командной игре высшего уровня результат определяется командной, а не индивидуальной игрой. Выбор членов Вашей команды должен определяться следующими факторами:

профессионализмом высочайшего уровня и отличными способностями в общении с людьми

. Профессионализм обычно лежит на поверхности, его трудно не заметить, а о характере сотрудника, которому Вы прочите участие в переговорах, можно спросить в отделе кадров, у его начальника и сослуживцев. Избегайте приглашать неконтактных, конфликтных, склочных людей, какими бы выдающимися профессиональными качествами они ни обладали! Переговоры – это, прежде всего, искусство общения! Хорошие профессиональные качества встречаются у людей существенно чаще, чем выдающиеся дипломатические способности, уже хотя бы потому, что профессии учат в вузе, а вот умению общаться с людьми не учат, к сожалению, нигде.

Психологическая подготовка команды заключается в доведении сути поставленной ЦЕЛИ до каждого члена команды, в распределении ролей, создании благоприятной рабочей атмосферы в команде переговорщиков.

2.4. Выработка активной позиции

Тест 3. Насколько хорошо я умею общаться с людьми?

Тест 3

Насколько хорошо я умею общаться с людьми?

3. Процесс переговоров

Процесс переговоров с указанием ролевого участия членов Вашей команды

предписывает строго определенные функции каждому ее члену. Не допускайте ссор и споров внутри команды в процессе переговоров! Отложите решение всех возникших проблем на перерыв, во время которого без присутствия посторонних Вы разберетесь в них, чтобы не ударить лицом в грязь, и как результат не потерять престиж Вашей компании.

Поведение Вашей команды в перерывах

зависит от того, как проходят переговоры и сколько времени понадобится Вам и Вашей команде на обсуждение, анализ хода переговоров и возможную замену стратегии. Избегайте, однако, проведения всего отведенного на перерыв времени в комнате для совещаний, решая задачи, которые Вы были обязаны подготовить дома. Такое поведение покажет, что у Вас трудности, Вы не готовы к подписанию соглашения, Вы – не коммуникабельны, сложные партнеры. Как бы трудно Вам ни пришлось, никогда не показывайте этого! Хотя бы часть времени потратьте на установление дружеских отношений с партнерами, обсудите с ними ход переговоров, поинтересуйтесь их мнением по поводу сложных вопросов уже в неформальной обстановке, предложите свое решение, проверьте, как оно будет принято. Это существенно облегчит ориентацию в ходе переговоров. Если Вы не знаете, с чего начать разговор, сведите его на нейтральную полосу, на так называемый small talk – разговор о семье, детях, образовании и пр. Поверьте, эти вопросы и проблемы не зависят от национальности, страны, условий жизни. Это – общечеловеческие ценности, которые роднят всех нас. Общность проблем, например, общения с детьми, аспектов воспитания, семьи и др. неформальных вопросов поможет более дружескому восприятию других вопросов и проблем, непосредственно связанных с предметом переговоров. Проявите себя гуманистичным, человечным, и это принесет свои плоды.

3.1. Знакомство, приветствие, первые впечатления. согласование порядка хода переговоров

Начало переговоров, определение повестки дня, целей встречи.

Обычно с кратким приветственным словом к собравшимся обращается руководитель принимающей стороны. Он сообщает о цели встречи, предлагает порядок проведения переговоров, регламент и другие организационные вопросы. Если встреча проходит на «нейтральной» территории, то руководители обеих команд должны заранее договориться, кто из них открывает встречу и кто в какое время займет пост председательствующего, кому выпадет честь объявить о закрытии переговоров и подписании соглашения.

В результате подготовки Вы уже выяснили состав участников команды партнеров, знаете их имена и должности. Скорее всего, участникам раздадут бейджики с именем. Если до начала переговоров есть время, после официального представления подойдите к тому члену команды партнеров, который занимается в своей компании приблизительно тем же, чем и Вы, и его должность соответствует Вашей. Коротко представьтесь, вежливо спросите о дороге, если Ваши партнеры приехали в Вашу компанию, страну, справьтесь, удобно ли в отеле, нет ли проблем, то есть проявите себя гостеприимным хозяином, внимательным человеком. Если переговоры проходят на территории партнеров, аналогичные вопросы будут заданы Вам. Правила хорошего тона требуют отвечать на эти вопросы положительно, не ссылаясь на трудности дороги, неудобства и пр. проблемы, которые Вы сможете решить после переговоров.

Похвалите страну, город, в котором Вы находитесь, поблагодарите за гостеприимство. Если времени на неформальное общение перед переговорами не предусмотрено, то эти же вопросы будут заданы в перерывах.

3.2. Обмен начальной информацией. Презентация

Обмен начальной информацией включает в себя вступительное слово председательствующего, в котором он должен кратко обрисовать проблему, и проведение презентаций обеих высоких договаривающихся сторон.

Все вопросы, связанные с презентацией, подробно рассмотрены в главе «Искусство презентации».

Техническое оснащение

. Вы должны без потерь времени и лица уметь пользоваться проектором, компьютером и прочими техническими средствами, которые понадобятся Вам во время доклада/ презентации. Если Вы участвуете в переговорах на территории партнера, заранее сообщите, какие технические средства проведения презентации Вам понадобятся.

Хотя в таком случае свое выступление надежнее подготовить на своем же компьютере. На всякий случай хорошо иметь дублированную презентацию, пригодную для демонстрации как на проекторе, так и с компьютера. Просто распечатайте слайды с компьютера. Техника обычно подводит в самый ответственный момент.

3.3. Общая атмосфера переговоров

Дискуссия, убеждение, выработка компромисса. Обратная связь

Общая атмосфера переговоров.

Помимо специальной и психологической подготовки членов Вашей команды, Вы должны помочь им справиться с эмоциями, научиться вести себя корректно и с достоинством, но не надменно и вызывающе. Обстановка переговоров должна быть дружественной и конструктивной, поскольку вы все собрались, чтобы заключить то или иное соглашение. Если бы такое соглашение не сулило выгоды обеим сторонам, никто бы не стал тратить времени на переговоры. Значит, каждый член Вашей команды должен сделать все, чтобы переговоры закончились успехом.

В процессе переговоров Вам придется пользоваться силой всех видов общения с партнером, чтобы добиться своих целей. Общение подразумевает понимание и взаимопонимание и означает не столько то, что мы говорим, а, скорее, как мы говорим и кому. Научитесь уважать своих партнеров по переговорам. Не забывайте, что у каждого есть свои сильные стороны, которые могут быть полезными для успеха переговоров. Найдите эти сильные стороны и у себя, и у своих партнеров. Не тратьте времени и силы, пытаясь изменить своего партнера, принимайте его таким, какой он есть. Постарайтесь найти общие мотивы, сходные точки зрения. Тщательно готовьте каждое свое выступление, подчеркивайте ключевые моменты и важные пункты так, чтобы они сразу бросались в глаза.

3.4. Пути выхода из затруднительных ситуаций в общении

Определение путей выхода из затруднительных ситуаций

Вы уже подготовили заранее в процессе подготовки к переговорам. Какие неожиданные ситуации могут встретиться? В основном это новая информация, домашняя заготовка, специально припасенная для такого случая.

Самое важное

в таких случаях, когда на Вас обрушиваются совершенно новые обстоятельства, к которым Вы не готовы, не смогли их спрогнозировать и учесть при подготовке, – это

сохранить самообладание и невозмутимость.

Вы и все члены Вашей команды не должны ни единым движением выдать себя и показать, что Вас застали врасплох, Вы не учли такого факта, не знакомы с такими данными. Чего Вам не хватает для принятия правильного решения? Конечно, времени! Что делать в таких ситуациях? Поблагодарите за информацию, похвалите выступающего за интересный аргумент, вопрос и т. п. Постарайтесь вывести этот вопрос из немедленного обсуждения словами: «Мы обязательно вернемся к нему при обсуждении... сообщения». В первом же перерыве проведите «мозговой штурм», постарайтесь найти решение. Если Вам нужны фактические данные, срочно свяжитесь с Вашей компанией, с консалтинговой компанией, которая готовила Вас к этим переговорам, попробуйте «вычислить» решение на основании имеющихся у Вас данных. Подумайте, к каким изменениям стратегии приведут эти новые обстоятельства. Если Вы действительно добросовестно готовили эти переговоры, то сможете выбрать из приготовленных альтернативных стратегий такую, которая будет справедливой и при новых обстоятельствах.

Неблагоприятными ситуациями в ходе течения переговоров являются: топтание на месте, то есть бесконечное и безрезультатное обсуждение одних и тех же вопросов, многочисленные паузы, перенос переговоров. Ниже перечислены причины, которые могут привести к срыву переговоров:

• 

не была проработана стратегия переговоров;

• 

не были изучены и затем использованы психологические портреты участников переговоров;

• 

не была использована помощь коллег из других подразделений, которая могла бы быть полезна в переговорах;

4. Анализ подготовки, процесса и результатов переговоров. Контрольный тест ключи победы

Анализ – самая, пожалуй, приятная часть переговоров, если Вы их выиграли, и самая неприятная в обратном случае. Анализ переговоров состоит из анализа всех составляющих переговоров: анализа подготовки, проведения, организации и, конечно, результатов переговоров. Анализ переговоров проводится всеми членами команды, и в это время «воздается всем сестрам по серьгам», поскольку цель анализа – найти причины и определить личный вклад каждого участника в успех/неуспех переговоров. Если Вы – руководитель команды, прежде всего, безотносительно к результату, поблагодарите своих коллег за работу на переговорах. Переговоры – это действительно тяжелый труд, и Ваши коллеги заслуживают добрых слов. Если переговоры прошли успешно, то есть Вы подписали соглашение или пришли к новому раунду, обязательно поздравьте своих сотрудников с хорошей работой, выразите свое одобрение, найдите слова поощрения для каждого. Помните: с этой командой Вам работать дальше! Сравните все Ваши прогнозы целей, стратегий, психологических портретов команды партнеров. Обдумайте: почему Вы пришли к такому выводу, какими мотивами руководствовались? Что оказалось в действительности? Детально разберите Ваши стратегии: что Вам помогло, какие соображения оказались неверными и почему? Если Вы приглашали консалтинговую компанию, определите ее вклад в успех/неуспех переговоров, оцените, насколько эффективной и экономически оправданной была эта помощь. Основной вопрос, который Вы должны задавать по каждому из вышеуказанных пунктов, – это вопрос «Почему?». Обсудите поведение и вклад каждого участника Вашей команды в открытой беседе. Поскольку игра была командной, то и анализ должен быть открытым и объективным. Не допускайте никаких недомолвок, закулисных разговоров! Только честный анализ будет полезен для успеха следующих переговоров.

Контрольный тест «Ключи победы».

Для успеха переговоров необходимо

5. Обработка результатов тестирования

Тест 1 Насколько я хороший дипломат?

Обработка результатов

Если Вы

положительно

ответили на все

вопросы 1–7,

можно с радостью отметить, что Вы – прирожденный дипломат. У Вас нет проблем ни с пониманием и уважением партнера по переговорам, ни с Вашим поведением на переговорах. Вы знаете, что и как сказать, чтобы убедить партнера. Если на какие-то из вопросов Вы ответили отрицательно, задумайтесь. В каждом вопросе заключен ответ.

Если Вы ответили

отрицательно

на

вопросы 1–7 и положительно на вопросы 8–14,

то Вы не самый лучший дипломат. Вероятно, вы сами об этом догадываетесь. Однако Вы на правильном пути. Наш курс поможет Вам преодолеть все трудности и приведет Вас к успеху на переговорах.

Отрицательные ответы на вопросы 8–14

свидетельствуют о Вашей критичности по отношению к самому себе, что является залогом успеха для воспитания первоклассного дипломата. Внимательно изучите курс, разберитесь в себе: чего Вам не хватает, чтобы более эффективно общаться с людьми. Причина лежит только в Вас, а не в посторонних обстоятельствах.